Legyél az íróasztalod mestere!
Szóval mielőtt nekilátnál tisztázzuk, mi NEM az íróasztal:
- Nem szemetes: a már szükségtelen papíroknak nem az asztalon, hanem a kukában a helyük. Ne halmozd a papírhalmokat!Nem hűtő és fogas: a munkádhoz nem szükséges dolgokat a helyére tedd, ne az íróasztalon tárold.
- Nem emléktárgyak vitrine: ha túl sok a figyelmedet elterelő fénykép, emlék van az asztalodon, nehezebben fogsz tudni koncentrálni a munkádra.
De akkor mi is az íróasztal? Olyan eszköz, amely elősegíti, hogy hatékonyan kezeld a beérkező információkat, és eredményesen dolgozd fel azokat. Tehát erre is kellene használnunk.
Hogyan rendezd át úgy az íróasztalod, hogy eredményesebben és hatékonyabban dolgozhass?
Először is készíts elő egy nagy szemetest és két nagyobb kartondobozt. Az íróasztal lapjáról tegyél el mindent. Ami szemét a szemétbe, ami nem szemét, de nem tartozik a munkádhoz azt a kartondobozba. Amire még szükséged lesz, tolltartó, irodai eszközök, fontos papírok, a másik dobozba. Most van egy csupasz asztalod. Jöhetnek a fiókok, szekrények.
Egyesével menj végig a fiókokon, szekrényeken a fentiek szerint. Ha bizonytalan vagy abban, melyik kupacba kerüljön valami, segít, ha felteszed magadnak azt a kérdést: mi a legrosszabb, ami történhet, ha ezt kidobom. Ha a válasz nem túlságosan ijesztő, válaszd a szemetest. Ha végére értél az összes fakknak, maradt három dobozod és egy teljesen üres íróasztalod.
A szeméttel teli dobozt vidd a szemétbe, azokat a dolgokat ami nem kidobandó, de nem is az asztalon, asztalban van a helye, tedd a helyére. Csak egy doboz maradjon.
A használati tárgyakat vagy az asztalra, vagy a fiókokba tedd, attól függően, milyen gyakran használod. A papírok szelektálása következik.
Az egyforma témájú iratoknak nyiss egy mappát, írd rá milyen téma szerepel benne. Lehet, hogy lesz olyan, amibe csak néhány papír kerül, de hidd el, jobb, ha több dossziéd van, mintha hosszasan kellene keresgélned őket. Ha túl sok irattal dolgozol, érdemes még precízebbé tenni a mappáidat. Ezt megteheted úgy, hogy egy rövid tartalomjegyzéket írsz, vagy elkülönítő lapokat használsz, az altémakörök közé.
Önmagában a rend is segíteni fogja a munkád, sőt valószínűleg nagyobb élvezettel mész majd az íróasztalod közelébe. Félévente érdemes megcsinálni ezt a munkafolyamatot, így kevesebb idő alatt végezhetsz, és mindig te lehetsz az íróasztal mestere.
Forrás:
