Helyes időbeosztás

Mire való a time management?

A time management tervezési folyamat, amelynek célja, hogy a rendelkezésre álló időt a lehető leghatékonyabban oszd be, hogy a lehető legtöbb feladatot a lehető legjobb minőségben végezhesd el. A kulcsszavak a „rendelkezésre álló” és a „lehető legtöbb-legjobb” szavakon van!

A jó időbeosztással nem mennyiségi, hanem minőségi változást szeretnénk elérni. Ahhoz, hogy folyamatosan jó minőséget tudj produkálni, figyelned kell arra, hogy az ember és az elvárt eredmény között egyensúly legyen, így a termelőerő karbantartására – azaz magadra – is időt kell szánnod!

Határozd meg a feladataidat és azt az időt, amennyit rájuk szánsz

Fontos, hogy ráébredj a napi feladataidból mennyi valóban a te feladatod, és hogy mit is csinálsz egész nap. Így első lépésként mérned kell az időt, hogy mennyi szükséges az emailek megválaszolására, a hírek olvasására, alkalmazottaid ellenőrzésére, a marketingre és a tervezésre.

Ha méred az időt, akkor azt is látni fogod, hogy mennyi időre van szükséged a feladatok elvégzésére. Fontos figyelembe venned azt is, hogy a hatékony munkavégzéshez ismerned kell a saját bioritmusodat is:

• vannak olyan emberek, akik reggel 5-7 óra között a legaktívabbak, majd ezután jön egy csendes mélyvölgy, majd újra a magasra törnek 10-12 között, majd újra lassabban végzik el a feladatukat, majd újra aktivizálódnak 16 óra után.
• és vannak olyanok, akik éjszaka tudnak dolgozni, mert a bagolytípusba tartoznak.

Mérd fel a te benső erőforrásaidat, és máris jobban be tudod osztani az idődet!

Az is fontos, hogy legyél szigorú a kialakult időbeosztásodhoz: ne adj plussz még 10 percet a feladatra! Ha nem sikerült elintézned, vagy még választ vársz egy emailre, térj át a következő napirendi pontodra, ezt a feladatot, pedig írd be másnapra!

Bevált praktikák az átláthatóbb időbeosztásra, a hatékonyabb munkavégzésre

• Tegyél különbséget a feladatok között! Mennyire fontosak; mennyire hosszúak; egyedül is el tudod-e végezni őket, vagy egyeztetned kell hozzá; mennyire igényelnek komoly agymunkát és mennyi az általuk termelt nyereség? A kialakult mátrix kijelöli egyes feladatok sorrendjét, fontosságát.
• A nagyobb feladatokat osszuk kisebb, átlátható részekre!
• Ha tudod, hogy reggel vagy aktívabb, akkor szervezd úgy a napodat! Délelőtt jöhet az agymunka oroszlánrésze, a rutinfeladatokat pedig hagyd későbbre! Utóbbiakat két nagyobb elmélyülést igénylő dolog közé is beiktathatod...
• Igyekezz mindig változatosan szervezni a feladatokat, ne végezd egész nap ugyanazt, mert áttérsz a robotszintre, ami egy idő után sokkal fárasztóbb! Ne hagyd ki olyan napi munkákat (például az e-mailekre válaszolást), amelyek másnap pluszterhelést okoznak!
• Jutalmazd meg magad! Érdemes piros pontozni, mint az iskolában, vagy pipálni az elvégzett feladatokat a listádon, jó érzés lesz végignézni rajta! Vagy határozd el, hogy ha végeztél, pihensz egy kicsit!
• A legjobb projekt a befejezett projekt… Ezért azokat a feladatokat, amelyek egy lendülettel elvégezhetők, ne oszd több részre, mert csak az agyadat terheled feleslegesen azzal, hogy kilépsz, majd visszatérsz hozzá
• Egyszerre egy dologra koncentrálj! A koncentrálást nagyban segíti a rendezett munkakörnyezet, érdemes lehet kikapcsolni a felugró értesítéseket és hasonlókat a gépeden! Majd megnézed az új levelet, ha eljön az ideje.
• Ha valamit azonnal ki tudnánk pipálni, ne töltsünk vele több időt csak azért, mert még nem járt le a határidő! Ha valamit 8-9 közé ütemeztünk, akkor tegyük el 9-kor, és térj vissza rá máskor. Egy idő után már a hatékonyság fog látszódni a munkavégzésedben, és legközelebb végezni fogsz minden időhöz kötött munkával.

Bízunk, hogy a cikkel sokat segítettünk Neked!

Jó időbeosztást!

Rácz-Akácosi Attila

Web: motivator.ma

Telefon: 06-20-277-3889