Annak érdekében, hogy Önnek a legjobb élményt nyújtsuk "sütiket" használunk honlapunkon. Az oldal használatával Ön beleegyezik a "sütik" használatába.

10 tipp a hatékony időbeosztáshoz

  •  Vállalkozz!
  • 2015-11-27 15:55:00
  • Gál Andrea
Reggel felkelünk és a lelki szemeinkkel látjuk a végelláthatatlan feladatok sorát, és legszívesebben a takarót a fejünkre húznánk, hogy még ne kelljen felkelnünk.

 

Rossz hír- ettől a feladataink nem oldódnak meg, úgyhogy pattanj ki gyorsan az ágyból és ha megfogadod az alábbi tanácsokat, hidd el, nem lesznek aggasztó reggeleid, és nem fogod azt érezni, hogy kevés a nap 24 órája számodra.

 

A kulcsszó: hatékonyság!

 

Felgyorsult világunkban egyre többen, egyre gyakrabban érzik úgy, bárcsak több órából állna egy nap. Ha erre nincs is lehetőség, néhány alapszabály következetes alkalmazásával a legtöbbet hozhatjuk ki időnkből.

 

1, Priorizáld a feladatokat!

Ne feledd, a sürgős és a fontos feladat nem ugyanaz!  Az utolsó percben beeső feladatok gyakran kevésbé fontosak, mint amelyek elvégzését megnehezítik, vagy épp veszélybe sodorják. Tanuljunk meg nemet mondani!

 

2, Legyen adminisztrációs napod és pénztermelő napod!

Hogy a fenti mit jelent? Hatékonyan oszd be a heted, ne napi feladatokra koncentrálj! Legyen pénztermelő napod, amikor tárgyalásokra jársz és az üzleti partnereiddel találkozol és legyen adminisztrációs napod is, amikor e-maileket, árajánlatokat állítasz össze, stratégiádat nézed át…..

 

Ha optimálisan osztod be a hetedet, hidd el, rengeteg időt spórolsz meg, mivel nem szakad félbe a napod!

 

3, Legyen napi terved!

Lehet unalmas, de előző nap írd össze a következő nap legfontosabb feladatait akár a laptopodba, akár a határidőnaplódba.  A határidőnaplók közül azok működnek a legjobban, amelyek legalább egy üres oldalt (vagy képernyőt) hagynak egy-egy napra.

 

Javaslom, hogy kézzel írd le a feladatodat, az jobban rögzül nemcsak a papíron, de a fejedben is!


4. Emlékezz a 80/20-as szabályra!

Régi tanulság, hogy a fontos feladatok 80 százalékát rendszerint a tevékenységek 20 százalékában végezzük el. Ezért érdemes az aktuális feladatok legfontosabb egyötödére koncentrálni, hogy végül elégedettnek érezhessük magunkat.

 

5.  Ne keverjük össze a produktivitást az elfoglaltsággal!

„Nem elég szorgosnak lenni, a hangyák is azok. Az a kérdés, miben vagyunk szorgalmasak?” –ahogy Henry David Thoreau, amerikai író, filozófus írta.

 

Hogy a fentiek mit jelentenek? Azt, hogy érdemes az eredményekre és nem csak a konkrét feladatokra fókuszálni. Sajnos csak az eredmény látható, az ahhoz vezető út viszont kevésbé az!


6. A legnehezebb feladatot reggel végezd el!

Nem csak azért kezd ezzel a nehéz feladattal a napot, mert reggel még tele vagy energiával, hanem azért is, hogy a többi feladatot gondtalanabbul, tehermentesen végezhesd el. Mert minél inkább halogatjuk a legkényesebb feladatot, annál inkább nyomaszt és romlik a hatékonyságunk.


7. Ne 24, hanem 168 órában gondolkozzunk!

Érdemes hétvégén összeírni a heti feladatokat, így hatékonyabban tudjuk a találkozásainkat, tárgyalásinkat egyéb teendőinket beosztani. Nem érdemes kizárólag 24 órában gondolkodni, sokkal inkább 168 órára érdemes terveznünk. Ha így gondolkodunk, hatékonyabban tudjuk beosztani az időnket a munkára, családra, szabadidőre, barátainkra.

 

8. Rangsorolni, rangsorolni, rangsorolni!

Ugye összeírtuk az aznapi teendőnket, így már csak el kell döntenünk melyik a legfontosabb a cég számára! IGEN! A cégszámára és nem a saját magunk számára.

 

Sokkal fontosabb egy árajánlat megadása határidőre a leendő partnerünk felé, mint pl. visszajelző e-mailt küldeni valamilyen ügyfelünk részére. Az fél órát nyugodtan csúszhat.

 

A reggel számba vett teendőket érdemes három kategóriába sorolni: A, B és C – „muszáj”, „lényeges” és „talán” – minősítéssel lássuk el a feladatainkat!


9. Önmenedzselés!

Joggal teheted fel a kérdést, hogy ez hogy jön a hatékony időbeosztáshoz! Rossz hírt mondok,  meg kell tanulnod NEM-et mondani. Ha mindenre IGENT mondasz, elúszol és nem éred magad utol a feladatokkal. 

 

Nem feltétlenül kell pl. minden rendezvényen ott lenned! Az üzleti célodnak megfelelően priorizáld, hogy hova érdemes menned!

 

10. Ellenőrzés!

A nap végén, mindig ellenőrizd az elvégzett feladataidat, melyet akár pipával is elláthatsz, és nézd meg, milyen feladatokat viszel át másnapra. Ne feledd, az elmaradt feladataidat a következő napon ugyanúgy priorizálnod kell, ha a feladataid jelentős részét elvégezted, elégedetten hátradőlhetsz, azonban, ha sok feladatot nem végeztél el, meg kell tanulnod a delegálást-, de az már másik cikk...

 

Bízom, hogy a fenti tanácsok a segítségedre lesznek!

 

Gál Andrea



 

Megosztás
Birtoklod ezt az 5 tulajdonságot? Akkor Te csúcs szuper vezető vagy!
Vezetőnek nem csak születni lehet, hanem azzá is lehet válni. Ugyanakkor van néhány olyan tulajdonság, ami szinte mindenkiben ott van, csak néha kell egy kis "ráerősítés..." Benned megvan ez?
   2015-12-15    Vállalkozz!
Honnan ismerd fel a jó munkavállalót?
Vállalkozóként a megfelelő munkaerő megtalálása cseppet sem olyan egyszerű feladat, mint az első látásra tűnik. Felmérések szerint az igazán jó munkaerő kétszer produktívabb az átlagos munkavállalónál, tehát a kiváló munkavállaló aranyat ér.
   2015-12-03    Vállalkozz!
6 titok a sikeres cégmenedzsmenthez
Az elmúlt évben 3500 18 és 40 év közötti fiatalt kérdeztünk meg, arról, hogy a vállalkozó létet vagy az alkalmazotti létet preferálják-e jobban. A vállalkozói létet választó fiatalok elsődlegesen személyes függetlenségüket, önmegvalósítás iránti vágyukat emelték ki, mint...
   2015-12-02    Vállalkozz!