Szeretnél több barátot, megrendelőt, ügyfelet? Akkor így emailezz!

Így küldj mailt:

1. A kapcsolat kiépítéséhez idő kell, és ne csak akkor keress meg másokat, ha égetően szükséged van valamire, mert az nem kapcsolat, hanem csak kihasználása a másik személynek!
2. Ne ronts ajtóstul a házba! A leveleidet kezd egy barátságos köszöntéssel, érdeklődj a címzett állapotáról, vagy köszöntsd névnapja alkalmából, és csak eztán térhetsz a lényegre!
3. A levél miről vagy kiről szól? Rólad vagy a projektről? Ha te szerepelsz sokat a levélben, azzal lekicsinyled a közös munkát – írd át úgy, hogy ne te legyél a főszereplő!
4. Miután nem mindig tudhatod előre, hogy címzett mivel is foglalkozik éppen, nem biztos, hogy jó időben küldöd a leveleidet. Ha nem sürgős, akkor inkább várj a levél küldésével, ha viszont sürgős választ vársz, azt jelezd a tárgy mezőben! Egy-egy hirtelen adódott apró problémával kapcsolatban hétvégén is küldhetsz választ, hiszen egy rövid üzenet mindig megnyugtatja az aggódó ügyfelet, kapcsolatot.
5. A túl sok címzettel az a baj, hogy szinte felkínálod annak lehetőségét, hogy üzeneted a későbbiek folyamán olvasatlanul töröljék a postafiókból – annak ellenére, hogy egyszer tényleg érdekelheti a mondanivalód a címzettet. Csak annak küldj üzenetet, akit érdekelhet is a leveled tartalma, feleslegesen ne terheld a másikat! Hiszen fordított esetben te sem örülnél…
6. A levelek címzettjeiről tudj meg minél többet!
7. Egy projektben előfordulhatnak késések, olyan problémák jelentkezhetnek, amiket nem látsz előre. Írj a projekt aktuális állapotáról, hiszen az ügyfélnek fontos az, amit együtt csináltok, de ha nem tud róla semmit, akkor a teljes kétségbeesésig is eljuthat az információhiánya miatt. Te hogyan éreznéd magad, ha várnál egy levelet, ami nem és nem érkezik meg???
8. A hosszú leveleket nagyon kevesen olvassák el, főleg, ha nem is számít a levélre a címzett. Alaposan nézd át, tényleg akkora terjedelemben kell megírnod a leveleidet, amekkorában elkészültek!
9. A kapcsolattartás és a kapcsolatteremtés nem feltétlenül csak az e-mailre koncentrálódhat, érdemes más kommunikációs csatornát is használnod!