Útmutató a feladatok delegálásához.

Néhányan ezt úgy próbálják áthidalni, hogy túlóráznak, de ők is hamar rájönnek, hogy ez nem egy életképes, hosszú-távú stratégia. A sorozatos plussz órák ugyanis igen hamar az egészség, illetve a professzionalizmus rovására fognak menni. Ha túlvállalod magad, a munkahelyi stressz negatívan fogja befolyásolni a hatékonyságod, és kevésbé leszel ellenálló a betegségekkel szemben. Így ahelyett, hogy a „jószándékkal kikövezett pokolba vezető úton haladsz”, egyrészt használd a vállalkozásodban rejlő erőforrásokat, másrészt pedig olvasd el a lentebbieket!

Elsőként, ismerd fel a lehetőséget, ugyanis nem minden munkát tudsz kiosztani. Néhányat csak te tudsz elvégezni, azonban számos olyan van, amelyet nyugodt szívvel rábízhatsz kollégáidra. Képesnek kell lenned felismerni azokat a feladatokat, amelyeket delegálva a hatékonyságot tudod növelni. Ez eleinte biztos nehéz lesz, azonban idővel minden bizonnyal rá fogsz érezni. Ha azonban nem vagy biztos magadban, javasoljuk, hogy bontsd le munkát szükséges kompetenciákra, így sokkal könnyebben meg tudod oldani a kérdést.

Ahhoz, hogy egy feladatot a megfelelő beosztottadnak adhasd át, lényeges szempont, hogy mennyire ismered kollégáid erősségeit és gyengeségeit. Ha tisztában vagy a körülötted levők képességeivel, nemcsak, hogy a munkahelyi morált tudod erősíteni azzal, hogy segíted őket kiteljesedésükben azzal, hogy számukra érdekes feladatokat adsz nekik, de vállalkozásod hatékonyságát is növeled egyben.

 Sajnos a legtöbb feladat túlságosan összetett ahhoz, hogy könnyen felismerjük a legmegfelelőbb embert rá, de elemezve azt, megoldható a kérdés. Amennyiben pedig végképp nem boldogulsz, még mindig nyíltan megkérdezheted beosztottjaidat, hogy ki érzi magát képesnek a feladatra, miközben akár „munkacsoportokat” is létrehozhatsz a legmegfelelőbb emberekből…

Fontos, hogy minden kiadott munkának eredményét és célját pontosan határozd meg! Lényegtelen, hogy milyen feladattal bízod meg kollégádat, mindig szakíts időt arra, hogy elvárásaidat tisztán elmondhasd, ezzel akadályozva meg a későbbi félreértéseket vagy sikertelenséget. A feladat nagyságától függően érdemes négyszemközt leülnöd kollégáddal egy nyugodt 5-10 percre, ahol minden meghatározó körülményt át tudtok beszélni! Hasznos lehet, ha a megbeszélést követően egy e-mailt is küldesz, amelyben írásban is lefekteted elvárásaidat.

Alakíts ki egy munkatervet, amely segít fókuszálni a feladatra! Ez kiemelten hasznos az időkorlát nélküli, illetve az olyan komplexebb feladatoknál, amelynél több mérföldkő sikere szükséges a cél eléréséhez. Dolgozz együtt kollégáiddal, hogy a végeredmény egy kölcsönösen elfogadható és teljesíthető ütemterv legyen. Amennyiben többen is dolgoznak a feladaton, természetesen biztosítsd az információ folyamatos és szabad áramlását, hogy mindenki pontosan tisztában legyen a feladatával, és a munka a lehető leghatékonyabb legyen! A korábban leírtak szerint, itt is érdemes a szóban meghatározott feladatokról és határidőkről egy összegző e-mailt küldeni minden érintett számára.

A nagyobb lélegzetű munkáknál érdemes rendszeres időközönként – vagy mérföldkövenként - megbeszélést összehívnod. Ez mindkét fél számára hasznos, mivel neked lehetőséget enged arra, hogy beleláss a munkafolyamatba és megbizonyosodj arról, hogy minden a tervek szerint megy; a másik félnek pedig lehetőséget teremt, hogy az esetlegesen felmerült kérdéseket feltehesse. Ugyanakkor figyelj arra, hogy a megbeszélések sűrűsége ne lépje át a mikromenedzselés határát, mivel ez sokkalta inkább frusztrálja és hátráltatja kollégáidat, mintsem segítené a megfelelő munkavégzést. Az egyik legrosszabb főnöktípus a mikromenedzselő, óvakodj tehát attól, hogy ilyenné válj, mert az eredmény kiábrándító is lehet.  Hogy ezt elkerülhesd, érdemes a teendők ütemezésének megbeszélésekor kijelölni azokat az időpontokat, amikor közösen áttekintitek a már elvégzett munkát, és konzultáltok a továbbiakról.

Lényeges, hogy a munkahelyi hierarchia – alá-fölé rendeltség, tisztelet - ekkor is érvényesüljön. Mivel te vagy a főnök, fontos, hogy beosztottjaid tudják, elvárod tőlük a megfelelő színvonalú munkát, ugyanakkor érezzék is, hogy megbízol bennük és értékeled az eddigi teljesítményüket. A munka sikeres elvégzése után pedig mindig szakíts időt arra, hogy együtt újra áttekintsétek egyben az egészet. Kérdezd meg, hogy élvezte-e a feladat elvégzését; minden olyan információt megkapott, amire szüksége volt; visszanézve miben változtatna; pontos volt-e a munkamenet; tiszta volt-e követelmény rendszer.  A válaszok birtokában egyrészt javíthatsz a saját teljesítményeden, másrészt a delegáció folyamatát is pontosíthatod, ezáltal növelve a hatékonyságodat.

Néhányan nem szeretnek feladatokat delegálni, ugyanis félnek attól, hogy ezáltal kikerül az irányításuk alól. Ugyanakkor, ha megfelelően választottad ki a kollégáidat, akkor a fenti szabályokat figyelembe véve, nyugodtan megteheted ezt, mivel az eredmény minden valószínűség szerint kielégítő lesz.